Google Drive nắm giữ ngữ cảnh. Manus thực thi tất cả các bước tiếp theo.
Google Drive của bạn là trung tâm thần kinh cho công việc của bạn. Nó lưu giữ các tài liệu quan trọng nhất, các bảng tính chi tiết và các bộ slide trình bày được chuẩn bị kỹ lưỡng. Nhưng khi các dự án của bạn mở rộng quy mô, việc tìm đúng tệp và di chuyển dữ liệu giữa chúng có thể chiếm mất thời gian quý báu mà bạn muốn dành cho công việc thực sự. Với Manus, bạn có thể biến kho lưu trữ tĩnh đó thành một động cơ chủ động làm việc cho bạn.
Khi chúng tôi giới thiệu Google Drive Connector, chúng tôi đã giúp bạn có thể liên kết toàn bộ cơ sở kiến thức của mình trực tiếp với không gian làm việc. Vì connector hỗ trợ nguyên bản Drive, Docs, Sheets và Slides, Manus có thể đọc, chỉnh sửa và tạo trên tất cả các định dạng của bạn. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách chuyển từ việc xem Drive như một tủ hồ sơ tĩnh sang sử dụng nó như một động cơ chủ động, tự động hóa cho các công việc hàng ngày của bạn.
Cách thủ công so với Cách của Manus
Đây là cái nhìn nhanh về cách tích hợp Manus thay đổi quy trình làm việc hàng ngày của bạn.
Quy trình làm việc | Cách bạn thường làm | Cách bạn có thể làm với Manus |
Bối cảnh dự án | Tải lên lại cùng các bản tóm tắt và hướng dẫn cho mỗi nhiệm vụ mới. | Manus sử dụng một thư mục Drive cụ thể làm cơ sở kiến thức sống, tự động cập nhật. |
Nhập dữ liệu | Gõ các chi tiết từ ảnh và PDF vào một bảng tính chính. | Manus đọc trực tiếp hình ảnh, trích xuất dữ liệu và xây dựng bảng điều khiển trực quan. |
Onboarding khách hàng | Sao chép mẫu, thay thế tên và thiết lập quyền thủ công. | Manus sao chép, cá nhân hóa và chia sẻ toàn bộ thư mục chỉ trong một prompt. |
3 Cách để Đặt Drive của Bạn ở Chế độ Tự động
Connector thực sự bắt đầu phát huy hiệu quả khi bạn áp dụng nó vào các tình huống cụ thể, có nhiều ma sát. Đây là ba cách để đưa nó vào hoạt động, bắt đầu từ đơn giản và xây dựng đến các tự động hóa nhiều bước.
1. Cơ sở Kiến thức Sống
Hầu hết mọi người sử dụng AI cho các nhiệm vụ một lần, có nghĩa là họ phải liên tục giải thích lại bối cảnh kinh doanh của mình. Nếu bạn điều hành một agency hoặc một startup, đội ngũ của bạn liên tục cập nhật các tài liệu chiến lược, hướng dẫn thương hiệu và ghi chú cuộc họp. Thông thường, để cập nhật một trợ lý AI có nghĩa là tải lên thủ công các phiên bản mới nhất mỗi khi bạn bắt đầu một cuộc trò chuyện mới.
Thay vào đó, bạn có thể chỉ Manus trực tiếp đến nguồn và sử dụng một thư mục đó làm bệ phóng cho mọi thứ bạn tạo ra tiếp theo.
Prompt: "Sử dụng thư mục 'Q3 Campaign Strategy' trong Google Drive của tôi làm tài liệu tham khảo cho tất cả các nhiệm vụ trong dự án này. Đọc các tài liệu Docs, Sheets, Slides và PDF mới nhất trong thư mục đó trước khi soạn thảo bất kỳ nội dung mới nào. Từ đây, tôi sẽ yêu cầu bạn tạo các bản tóm tắt chiến dịch, email khách hàng được cá nhân hóa, bộ slide thuyết trình, gói nội dung mạng xã hội và đề xuất khách hàng — tất cả đều dựa trên các tệp mới nhất trong thư mục đó."
Vì đây là một thư mục Drive trực tiếp, đội ngũ của bạn có thể tiếp tục thả các tệp mới hoặc chỉnh sửa các tệp hiện có, và Manus luôn làm việc với phiên bản mới nhất trên tất cả các định dạng của bạn. Một nguồn sự thật duy nhất âm thầm hỗ trợ cả một loạt sản phẩm đầu ra. Bạn yêu cầu một bản tóm tắt chiến dịch, sau đó là một email khách hàng được cá nhân hóa, sau đó là một bộ slide thuyết trình, và mỗi cái đều nhất quán với giọng điệu, dữ liệu và định hướng trong thư mục. Bạn không bao giờ phải tải lên lại một tài liệu cũ — Manus luôn cập nhật cùng đội ngũ của bạn, và đầu ra của bạn luôn được căn chỉnh mà không cần ai đóng vai biên tập viên.
2. Quy trình Từ Hình ảnh đến Bảng điều khiển
Giả sử bạn quản lý các đội vận hành hoặc đội ngoài hiện trường. Trong tuần, đội của bạn thả ảnh hóa đơn, hóa đơn được quét hoặc nhật ký kho viết tay vào một thư mục Drive được chia sẻ. Thông thường, ai đó phải mở từng hình ảnh, gõ các chi tiết vào một bảng tính chính, và sau đó xây dựng một báo cáo cho ban lãnh đạo.
Với Manus, bạn tự động hóa toàn bộ chu trình trích xuất và báo cáo.
Prompt: "Mỗi thứ Sáu lúc 5 giờ chiều, hãy xem thư mục 'Receipts Inbox' trong Drive của tôi. Đọc tất cả các tệp hình ảnh và PDF mới. Trích xuất nhà cung cấp, số tiền, danh mục và ngày, sau đó thêm chúng dưới dạng các hàng mới vào Google Sheet 'Master Expenses'. Sau đó, xây dựng một bảng điều khiển trực quan trực tiếp hiển thị tổng chi tiêu hàng tuần, chi tiêu theo danh mục, xu hướng tuần này so với tuần trước và các nhà cung cấp hàng đầu. Lưu trữ nó tại một liên kết có thể chia sẻ và gửi cho tôi URL để tôi có thể đưa vào ghi chú lãnh đạo thứ Hai của chúng tôi."
Manus đọc trực tiếp các hình ảnh, trích xuất dữ liệu có cấu trúc, thêm các hàng vào Sheet của bạn, và xuất bản một bảng điều khiển trực tiếp được lưu trữ mà nhóm lãnh đạo của bạn có thể mở từ bất kỳ trình duyệt nào. Vì nó chạy theo lịch định kỳ, bảng điều khiển tự làm mới mỗi tuần mà bạn không cần nhập một ô nào. Bạn tận dụng khả năng lập lịch của Manus để báo cáo đã sẵn sàng cho nhóm trước khi sáng thứ Hai bắt đầu — không cần xuất, không cần chụp màn hình, chỉ là một liên kết luôn được cập nhật.
3. Onboarding khách hàng chỉ với một prompt
Giả sử bạn điều hành một công ty tư vấn. Mỗi khi bạn có một khách hàng mới, bạn phải thực hiện cùng một quy trình thiết lập: tạo một thư mục mới, sao chép tài liệu chào mừng tiêu chuẩn, công cụ theo dõi dự án và bản trình bày khởi động, tìm kiếm mọi placeholder để thay thế bằng tên khách hàng mới, và cuối cùng điều chỉnh quyền chia sẻ để đúng người có đúng quyền truy cập.
Thay vì dành hai mươi phút cho việc thiết lập hành chính, bạn đưa cho Manus một chỉ dẫn duy nhất: "Tạo một thư mục mới có tên 'Acme Corp - Onboarding' bên trong thư mục 'Clients' của tôi. Sao chép các mẫu từ thư mục 'Standard Onboarding Kit' của tôi vào đó. Thay thế mọi trường hợp '[Client Name]' trong Welcome Doc, Tracker Sheet và Kickoff Slides bằng 'Acme Corp'. Sau đó chia sẻ thư mục mới với nhóm khách hàng để họ có quyền truy cập, và gửi cho tôi liên kết thư mục."
Manus xử lý việc sao chép, cá nhân hóa trên cả ba định dạng, và kiểm soát truy cập trong một lần. Với các quyền bạn chỉ định. Toàn bộ quy trình onboarding chuyển từ thiết lập hai mươi phút thành một bước xem xét và phê duyệt nhanh.
Không có gì xảy ra cho đến khi bạn cho phép. Manus chỉ hành động theo những gì bạn yêu cầu, và bạn có thể đảo ngược bất kỳ hành động nào chỉ bằng cách yêu cầu hoàn tác. Đối với các thao tác mang tính phá hủy như xóa tệp, Manus sẽ yêu cầu xác nhận trước, và bất kỳ thứ gì bị xóa sẽ nằm trong Thùng rác của Drive trong 30 ngày trước khi biến mất vĩnh viễn.
Kết hợp với các khả năng khác của Manus
Trình kết nối Google Drive đã mạnh mẽ khi đứng riêng, nhưng nó thực sự bắt đầu thực hiện công việc đầu cuối cho bạn khi bạn liên kết nó với phần còn lại trong stack của bạn. Đây là cách Drive kết hợp với các tính năng và trình kết nối khác của Manus để xử lý các quy trình làm việc đầu cuối.
Sự kết hợp | Kết quả quy trình làm việc |
Drive + Wide Research | Manus lấy một Doc phân tích cạnh tranh từ Drive, chạy Wide Research để làm mới mọi điểm dữ liệu, và ghi phiên bản v2 đã cập nhật trở lại Drive. |
Drive + Tạo Slides | Manus đọc một Sheet kết quả hàng quý trong Drive và tạo một bộ slide trình bày cho hội đồng quản trị được định dạng đầy đủ với biểu đồ, lưu thẳng trở lại Drive. |
Drive + Scheduled Tasks | Manus chạy việc tổng hợp KPI hàng tuần của bạn vào mỗi thứ Hai lúc 8 giờ sáng, làm mới bảng điều khiển trước cuộc họp stand-up của nhóm bạn. |
Drive + Gmail Connector | Manus được cập nhật từ hộp thư đến của bạn cho các hóa đơn nhà cung cấp, trích xuất dữ liệu, thêm một hàng vào Sheet ngân sách của bạn trong Drive, và lưu trữ tệp PDF trong một thư mục Drive. |
Những thắng lợi nhanh trong 5 phút để thử ngay bây giờ
Nếu bạn muốn thử nghiệm trình kết nối mà không cần thiết lập một quy trình làm việc phức tạp, hãy thử đưa một trong những tác vụ chỉ với một prompt này vào Manus hôm nay:
•Dọn dẹp các tệp cũ của bạn: "Tìm mọi Google Doc trong thư mục 'Drafts' của tôi mà tôi chưa mở trong sáu tháng qua và liệt kê chúng cho tôi để tôi có thể quyết định lưu trữ cái nào."
•Biến đống tài liệu nghiên cứu thành bản tóm tắt một trang: "Đọc tất cả PDF trong thư mục 'Competitor Research' của tôi và tóm tắt các mô hình định giá chính thành một bản tóm tắt một trang."
•Chạy kiểm tra bảo mật nhanh: "Kiểm tra thư mục 'External Partners' của tôi và cung cấp cho tôi một Sheet liệt kê mọi địa chỉ email bên ngoài hiện có quyền truy cập vào bất kỳ thứ gì bên trong."
•Chuyển đổi định dạng hàng loạt: "Lấy năm Docs trong thư mục 'Q1 SOPs' của tôi, chuyển đổi tất cả sang PDF và lưu vào thư mục 'Final SOPs' mới."
Kết nối tài khoản của bạn và bắt đầu tự động hóa
Bảo mật dữ liệu của bạn là ưu tiên hàng đầu — Manus chỉ truy cập các thư mục và tệp cụ thể mà bạn cho phép.
1.Mở không gian làm việc Manus của bạn và điều hướng đến tab Connectors.
2.Chọn Google Drive, sau đó nhấp vào "Connect."
3.Làm theo hướng dẫn để cấp quyền truy cập an toàn vào tài khoản của bạn.
Sự thay đổi thực sự trong cách bạn làm việc
Connector Google Drive không yêu cầu bạn chuyển đổi công cụ hoặc học một nền tảng mới. Google Drive đã hoạt động tốt. Sheets, Docs và Slides cũng vậy. Điều còn thiếu là một thứ thực sự làm việc bên trong chúng thay cho bạn.
Sự thay đổi ở đây không phải là chuyển từ công cụ này sang công cụ khác. Đó là chuyển từ người di chuyển dữ liệu thủ công giữa các tệp sang người quyết định điều gì nên xảy ra, rồi quan sát nó diễn ra. Bộ công cụ của bạn vẫn giữ nguyên. Điều duy nhất thay đổi là bạn lấy lại được bao nhiêu thời gian trong ngày. Kết nối tài khoản của bạn, giao việc bận rộn cho Manus và để Manus vận hành Drive của bạn.
